Ces hacks Gmail qui vous feront gagner du temps vous donneront un coup de pouce à votre productivité et ajouteront de nouvelles stratégies à votre flux de travail. En savoir plus!
Gmail est le service de messagerie de choix pour des millions de personnes, et pour une bonne raison. Il est sécurisé, facile à utiliser et offre de nombreux outils intégrés pour gérer votre boîte de réception. Malheureusement, votre boîte de réception peut toujours être une source d’effroi, surtout lorsqu’elle est désorganisée et pleine à craquer.
Vous passez trop de temps à essayer de contrôler votre boîte de réception ? Si c’est le cas, il est temps de faire quelque chose. Ces 8 hacks Gmail qui améliorent la productivité peuvent vous aider.
VOIR AUSSI: Comment récupérer des e-mails supprimés dans Gmail
1. Utilisez les raccourcis clavier
Les raccourcis clavier sont les meilleurs amis des utilisateurs d’ordinateurs, surtout lorsqu’il s’agit de vider votre boîte de réception. Gmail propose une large gamme de raccourcis clavier pour tout, de la navigation rapide au formatage des e-mails. Voici quelques-uns de nos raccourcis préférés que vous pouvez utiliser dès maintenant :
- Maj + I pour marquer comme lu
- ⌘ ou Ctrl + Entrée pour envoyer un email
- ou Ctrl + K pour insérer un lien
- C composer
- / pour rechercher vos emails
- D pour composer dans un nouvel onglet
- Shift + Ctrl + B pour ajouter des destinataires BCC
2. Créer des modèles
Vous vous retrouvez à envoyer le même e-mail encore et encore chaque jour ? Vous pouvez accélérer ce processus en créant des modèles d’e-mails personnalisés. Pour y arriver, suivez ces étapes :
- Sélectionnez Composer.
- Entrez le texte que vous souhaitez utiliser pour votre modèle dans le champ e-mail.
- Sélectionnez le menu à trois points puis Modèles.
- Sélectionnez Enregistrer le brouillon en tant que modèle, puis Enregistrer en tant que nouveau modèle.
Lorsque vous êtes prêt à utiliser votre modèle, sélectionnez simplement Modèles, puis Insérer un modèle.
3. Conversations en sourdine
Si vous faites partie d’un long fil de discussion qui ne vous concerne plus, vous pouvez simplement le désactiver. La mise en sourdine conserve les réponses futures au fil de discussion hors de votre boîte de réception. Et vous pouvez toujours trouver votre courrier en sourdine dans All Mail.
Pour désactiver une conversation, dans l’e-mail que vous souhaitez désactiver, sélectionnez le menu à trois points, puis sélectionnez Ignorer la conversation. C’est ça.
4. Utilisez votre répondeur automatique
Si vous quittez la ville ou si vous avez simplement besoin de vous éloigner de votre bureau, utilisez votre répondeur automatique. Lorsque votre répondeur de automatique est activé, toute personne qui vous envoie un e-mail recevra une réponse prédéfinie définie par vous sur votre statut d’absence du bureau. Cela peut aider à dissuader les expéditeurs d’envoyer des e-mails supplémentaires qui obstruent votre boîte de réception.
Pour utiliser votre répondeur automatique :
- Ouvrez Gmail et sélectionnez Paramètres > Voir tous les paramètres.
- Faites défiler jusqu’à ce que vous voyiez le Réponse automatique.
- Sélectionnez le bouton radio à côté de Réponse automatique activée.
- Entrez vos dates, une ligne d’objet, puis votre message. Enfin, sélectionnez Enregistrer les modifications.
5. Personnalisez la mise en page de votre boîte de réception
La meilleure façon de maîtriser votre boîte de réception est de personnaliser votre mise en page. Par exemple, vous pouvez choisir d’avoir vos e-mails importants répertoriés en premier ou même vos e-mails non lus en premier. Cela vous donne une flexibilité dans la façon dont vous souhaitez que vos e-mails apparaissent. Pour modifier votre mise en page :
- Allez dans Paramètres.
- Faites défiler jusqu’à ce que vous voyiez Type de boîte de réception.
- Sélectionnez le type que vous souhaitez utiliser.
Les types de mise en page de la boîte de réception sont les suivants :
- Important d’abord : sépare votre boîte de réception en deux parties : important et tout le reste.
- Non lus en premier : affiche vos messages non lus en haut de votre boîte de réception.
- Favoris d’abord : les messages favoris apparaissent en premier dans votre boîte de réception.
- Boîtes de réception multiples : des sections supplémentaires seront disponibles dans votre boîte de réception, vous pouvez donc utiliser des opérateurs de recherche ou créer des étiquettes personnalisées.
- Boîte de réception prioritaire : divise votre boîte de réception en plusieurs sections, vous pouvez donc choisir les sections à afficher, y compris les favoris, importants ou non lus.
6. Créez des filtres de messagerie
Vous voulez envoyer automatiquement certains e-mails à la corbeille ? Vous voulez enregistrer des e-mails importants en les marquant d’une étoile ? Vous pouvez faire tout cela et bien plus encore en créant des filtres de messagerie . Pour ce faire, suivez ces étapes :
- Sélectionnez l’ icône Paramètres dans la barre de recherche Gmail.
- Remplissez les informations répertoriées dans la fenêtre. Gmail vous donne la possibilité d’être très précis dans vos e-mails ici ou en basique. Par exemple, vous pouvez simplement ajouter des étoiles aux messages contenant certains mots.
- Lorsque vous êtes satisfait, sélectionnez Créer un filtre.
- Ensuite, sélectionnez les comportements que vous souhaitez que le filtre suive. Ensuite, sélectionnez Créer un filtre.
7. Utiliser les intégrations
Il existe probablement de nombreuses autres applications que vous utilisez quotidiennement pour communiquer avec votre équipe, gérer vos projets, etc. Certaines de ces applications s’intègrent probablement d’ une manière ou d’une autre à Gmail. Les intégrations peuvent améliorer votre productivité en éliminant les étapes supplémentaires.
Certaines intégrations disponibles pour Gmail incluent :
- Slack : utilisez-vous Slack pour la communication d’équipe ? Si tel est le cas, vous pouvez également utiliser Gmail dans Slack. Par exemple, vous pouvez envoyer des e-mails directement à Slack pour discussion.
- Zoom : vous pouvez également intégrer Gmail à Zoom pour planifier rapidement des réunions directement à partir d’e-mails ou démarrer une réunion immédiatement. Pas besoin d’ouvrir une nouvelle fenêtre.
- Trello : avec l’intégration Trello, vous pouvez créer de nouvelles cartes Trello sans quitter votre boîte de réception. Cela garantit que vous ne manquez aucune tâche critique lorsque vous parcourez vos e-mails.
Il ne s’agit que de quelques-unes des centaines d’intégrations disponibles. Si vous souhaitez automatiser une tâche, Gmail peut probablement vous aider. Découvrez Google Workspace Marketplace pour encore plus d’applications.
8. Masquer les dossiers inutilisés (comme le spam)
Si la barre latérale de votre boîte de réception Gmail est complètement inondée d’anciens et de nouveaux dossiers, vous pouvez les gérer en masquant ceux que vous n’utilisez plus. Lorsque vous masquez des dossiers ou des étiquettes, cela ne supprime pas le contenu à l’intérieur. Au lieu de cela, il masque simplement les dossiers de la vue.
C’est un excellent moyen de « se débarrasser » du contenu que vous n’utilisez plus souvent sans le supprimer pour toujours. Pour masquer les dossiers inutilisés :
- Sélectionnez Paramètres puis Voir tous les paramètres .
- Sélectionnez Étiquettes dans le menu du haut.
- Parcourez et sélectionnez Masquer pour tous les dossiers que vous souhaitez masquer.
LIRE AUSSI: Comment bloquer les pixels de suivi dans Gmail
Ceci n’est qu’un aperçu de ce que Gmail peut faire
Ces huit conseils ne font qu’effleurer la surface de ce que vous pouvez faire pour augmenter votre productivité tout en gérant votre boîte de réception Gmail.
Qu’il s’agisse de personnaliser votre boîte de réception en fonction de vos besoins ou d’utiliser des extensions Chrome, il existe de nombreux trucs et astuces.